Narodna skupština Republike Srbije je 24. januara 2020. usvojila Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020) i godinu dana nakon toga počela je i njegova zvanična primena.

Ovim zakonom uređuje se sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, utvrđuju uslovi i način korišćenja arhivske građe, utvrđuje se pravna regulativa koja se odnosi na arhivsku građu izvorno nastalu u elektronskom obliku kao i nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji.

Nova stara obaveza čuvanja i obrade arhivske građe 

Zakonom se jasno definišu obaveze svih stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala (članovi 9-21) ali i otvara prostor za poboljšanje uslova za rad arhiva u Republici Srbiji i njihov ravnomeran razvoj, uzimajući u obzir da dosadašnji zakonski okvir nije uređivao brojna pitanja koja su bila od značaja za rad arhiva.

Na osnovu ovog zakona, privredni subjekti i pravna lica osim udruženja imaju obavezu da se registruju kao stvaralac i imalac arhivske građe u lokalnom arhivu. Potrebno je da uz normativna akta i kopiju arhivske knjige pošalju i kopiju akta o osnivanju ili izvoda iz APR-a kao i kontakt podatke odgovornog stručnog lica koje je zaduženo za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom.

Normativna akta za arhivsku građu donosi svako privredno društvo

Član 14. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti propisuje izradu sledećih normativnih akata:

1) Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
2) Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
3) Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.

Prepis arhivske knjige se dostavlja najkasnije do 30. aprila tekuće godine za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini, a prvi put kada se kontaktira arhivska ustanova dostavlja se kopija cele arhivske knjige. Normativna akta dostavljaju se u dva primerka (jedan primerak arhiv vraća), a prepis arhivske knjige u jednom primerku.

Podzakonski akti treba da budu doneti do 1.2.2020. godine – odnosno do početka primene zakona, međutim, ostavljena je mogućnost da primena novog zakona počne, a da nije gotov rad na izradi novih podzakonskih akata.

Koje su konkretne obaveze za privredne subjekte

Nove obaveze za privredne subjekte su da odrede odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalomi da vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu.  Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca.

Za privredne subjekte obaveza je i da obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala, kao i da predaje predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom kao i da pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);

Obaveza postoji i u vidu zaduženja da se omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala.

Prema informaciji objavljenoj na sajtu Istorijskog arhiva Beograda, obaveza dostavljanja arhivske knjige odlaže se, zbog epidemiološke situacije, do kraja godine.

Izvor Istorijski arhiv Beograda / Kreativna Srbija
Foto Beatriz Perez Moya / Unsplash